BAB I

PENDAHULUAN

1.1.Latar Belakang

Microsoft Access (atau Microsoft Office Access) merupakan sebuah program aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil sampai menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi Microsoft Office, selain tentunya Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft PowerPoint. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna. Versi terakhir adalah Microsoft Office Access 2007 yang termasuk ke dalam Microsoft Office System 2007.

Microsoft Access digunakan kebanyakan oleh bisnis-bisnis kecil dan menengah, di dalam sebuah organisasi yang kecil bahkan mungkin juga digunakan oleh perusahaan yang cukup besar, dan juga para programmer untuk membuat sebuah sistem buatan sendiri untuk menangani pembuatan dan manipulasi data. Access juga dapat digunakan sebagai sebuah basis data untuk aplikasi Web dasar yang disimpan di dalam server yang menjalankan Microsoft Internet Information Services (IIS) dan menggunakan Microsoft Active Server Pages (ASP).Meskipun demikian, penggunaan Access kurang disarankan, mengingat telah ada Microsoft SQL Server yang memiliki kemampuan yang lebih tinggi.

Salah satu keunggulan Microsoft Access dilihat dari perspektif programmer adalah kompatibilitasnya dengan bahasa pemrograman Structured Query Language (SQL). Query dapat dilihat dan disunting sebagai statemen-statemen SQL, dan statemen SQL dapat digunakan secara langsung di dalam Macro dan VBA Module untuk secara langsung memanipulasi tabel data dalam Access. Para pengguna dapat mencampurkan dan menggunakan kedua jenis bahasa tersebut (VBA dan Macro) untuk memprogram form dan logika dan juga untuk

1.2.Tujuan Penulisan

Microsoft Access memiliki beberapa fitur dan kelebihan yang menjadi karakteristik tersendiri bagi program aplikasi tersebut, salah satunya yaitu kompatibilitasnya dengan bahasa pemrograman Structured Query Language (SQL). Berdasarkan latar belakang penulisan dari makalah ini, adapun tujuan dalam penulisan ini, antara lain :

a. Untuk mengetahui jenis-jenis query pada Microsoft Access.

b. Untuk mengetahui penggunaan perintah select pada query Microsoft Access.

c. Untuk mengetahui penggunaan perintah filter pada query Microsoft Access.

d. Untuk mengetahui cara menghapus field pada suatu query Microsoft Access.

e. Untuk mengetahui penggunaan parameter query pada query Microsoft Access.

f. Untuk mengetahui jenis-jenis action pada query serta penggunaanya pada query Microsoft Access.

g. Untuk mengetahui jenis-jenis operasi perhitungan dan implementasinya pada pada query Microsoft Access.

1.3.Rumusan Masalah

Berdasarkan tujuan penulisan diatas, dapat dijabarkan rumusan masalah yang akan dijabarkan, antara lain sebagai berikut :

a. Apa itu Query pada Microsoft Access?

b. Bagaimana penggunaan perintah select pada query Microsoft Access?

c. Bagaimana penggunaan perintah filter pada query Microsoft Access?

d. Bagaimana penggunaan perintah delete untuk menghapus field pada query Microsoft Access?

e. Bagaimana penggunaan parameter pada query Microsoft Access?

f. Apa saja jenis-jenis action pada query Microsoft Access?

g. Bagaimana penggunaan action pada query Microsoft Access?

h. Apa saja jenis-jenis operasi perhitungan pada query Microsoft Access?

i. Bagaimana penggunaan operasi hitung pada query Microsoft Access?

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian

Query adalah kemampuan untuk menampilkan data dari database untuk diolah lebih lanjut yang biasanya diambil dari tabel tabel dalam database. Pengertian query yang lain adalah pertanyaan (question) atau permintaan (order) informasi tertentu daru sebuah database yang tertulis dalam format tertentu. Query dapat didefinisikan sebagai perintah-perintah untuk mengakses data pada database atau basis data. Sehingga secara garis besar, pengertian query adalah bahasa yang digunakan untuk memanipulasi, mengubah, menambahkan, mengatur sesuatu atau data dalam database.

Query sekarang telah diberikan standarisasi sehingga dapat digunakan secara umum pada hampir semua program yang ada yaitu Structured Query Language (SQL).

Bahasa query (query language) adalah bahasa khusus yang digunakan untuk melakukan query pada basis data.

2.2 Manfaat Query

a. Menampilkan suatu data-data tertentu pada tabel.

b. Menampilkan data dari dua tabel atau lebih dengan syarat antar tabel tersebut terdapat field yang saling terhubung.

c. Dapat melakukan operasi perhitungan.

2.3 Jenis-Jenis Query Pada Microsoft Access

1. Select Query

Select Queries, yaitu query yang dibuat dengan cara menggabungkan beberapa table sehingga didapatkan sekelompok data yang ditampilkan dalam format datasheet. Dengan select query, Anda dapat melihat data berdasarkan criteria tertentu, mengkalkulasi penjumlahan, nilai rata-rata, dan lain-lain. Select query adalah jenis query yang paling umum dan sering digunakan.

Sebagai contoh, dibawah ini merupakan tabel berjudul Mahasiswa, Peserta, Jadwal Kuliah dan Dosen.

Untuk menggunakan perintah select pada query, langkah-langkah yang perlu dilakukan antara lain :

Setelah semua tabel telah dibuat dan dimasukan datanya, untuk membuat query dari tabel-tabel tersebut, langkah pertama yang perlu kita lakukan adalah dengan meng-klik menu Database Tools pada menu bar Microsoft Access. Setelah beberapa submenu muncul, klik Relationship untuk memilih tabel mana sajakah yang akan kita gunakan untuk perintah select query.

2. Setelah itu, akan muncul menu box yang berisi nama-nama dari tabel yang kita buat dalam suatu dokumen. Menu box tersebut akan mengarahkan kepada kita untuk

3. Akan muncul show table yang berisi tabel-tabel yang akan kita masukan ke dalam query. Pilihlah tabel tersebut, lalu klik Add.

Untuk membuat sebuah relasi antar tabel kita bisa langsung menyorot field yang ingin direlasikan kemudian drag dan drop di field relasinya pada tabel yang berbeda. Sebagai contoh kita klik field NPM yang ada di tabel Dosen kemudian drag dan drop field tersebut dengan field NPM yang ada ditabel Kuliah. Kemudian pada form Edit Relationship klik Create.

5. Berikut ini merupakan relasi antar tabel :

a. Membuat Query dengan Fasilitas Query Wizard.

Sebuah query dapat dibuat dengan fasilitas yang telah disediakan oleh Access 2007 yaitu dengan fasilitas query wizard. Cara untuk membuat query dengan query wizard adalah sebagai berikut :

- Buka Database yang akan kita buat query-nya yang telah dibuat sebelumnya.

- Klik tab Create.

- Klik Query Wizard yang ada di bagian Other.

- Pada isian New Query, pilih Simple Query Wizard, lalu klik OK.

- Pada form Simple Query Wizard lakukan pemilihan sebagai berikut:

- Pada kotak daftar pilihan Table/Query, pilih dan klik nama tabel/query yang diinginkan.

- Pada kotak daftar pilihan Selected Field, pilih field-fieldnya dengan menekan tombol >. Jika ingin semua field tekan tombol >> sehingga field yang terseleksi akan tampak pada gambar di bawah ini.

- Klik tombol Next untuk menuju tahap berikutnya.Pada form Simple Query Wizard pilih Detail(Shows every field of every record). Kalau memilihSummary kita bisa menambahkan kesimpulan dari query yang akan dibuat. Sebagai contoh kita bisa menambahkan SUM untuk query yang telah dibuat. Selanjutnya klik Next.

- Masukkan nama query yang diinginkan pada isian yang telah disediakan. Kemudian kita bisa memilihOpen the query to view information (melihat hasil query dalam bentuk tabel) atau Modify the query design (melihat hasil query dalam bentuk design view).

- Klik finish.

b. Membuat Query dengan Query Design

Selain cara di atas, query juga dapat dibuat dengan cara manual. Langkah-langkah pembuatan query manual adalah sebagai berikut:

- Bukalah Database Dataku yang telah dibuah sebelumnya.

- Klik tab Create.

- Klik Query Design di bagian Other.

- Pada form Show Table pilih tabel yang ingin di jadikan query dengan cara mengklik Add. Lalu klikClose.

- Pada jendela yang tampil, pilih field-field yang diinginkan sesuai urutan pada kolom-kolom yang disediakan. Untuk itu ada tiga cara yang dapat digunakan, antara lain :

- Pada kolom pertama, klik tombol daftar pilihan pada baris Table. Pilih tabel yang diinginkan. Lalu klik pada tombol daftar pilihan pada baris Field, pilih dan klik nama field yang diinginkan. Ulangi langkah tersebut untuk mengisi kolom-kolom berikutnya.

- Pada kotak daftar pilihan field yang ada di bagian atas jendela kerja, pilih dan klik nama field yang diinginkan lalu geser (drag) ke posisi kolom yang diinginkan. Ulangilangkah tersebut untuk mengisi kolomberikutnya.

- Pada kotak daftar pilihan field yang ada di bagian atas jendela kerja, klik dua kali nama field yang ingin ditampilkan. Dengan langkah ini secara otomatis field-field tersebut akan mengisi kolom berikutnya yang masih kosong.

- Untuk melihat hasil query yang dibuat, klik Runyang ada di bagian Results, sehingga hasilnya adalah sebagai berikut.

- Kemudian simpan query tersebut dengan nama Data Siswa Query.

2.1 Men-filter dengan Query

Filter merupakan suatu perintah pada microsoft access yang berfungsi untuk menyeleksi data2 dari tabel terpilih sehingga saat data2 tersebut di proses (di filter) akan menyesuaikan denhan kriteria yang telah ditentukan. Misalnya, untuk memfilter suatu tabel berjudul Mahasiswa pada record nilai berdasarkan dari nilai terkecil tersusun menjadi nilai terbesar ataupun sebaliknya. Berikut ini merupakan perintah2 yg terdapat pada filter, sesuai dengan fungsinya :

a. Equals, berfungsi untuk menghasilkan nilai sama persis dengan nilai yang dipilih

b. Does Not Equal, berfungai untuk menghasilkan nilai selain nilai yang sama dengan nilai yang dipilih

c. Contains berfungsi untuk menghasilkan nilai yang mengandung nilai yang dipilih pada seluruh item

d. Does Not Contains berfugai untuk menghasilkan nilai selain yang terkandung pada nilai yang dipilih

Berikut Contoh Men-Filter dengan Equals dan Does Not Equal :

1. Equals

2. Does Not Equal

2.2 Menghapus Field dari Query

Data yang terdapat di dalam suatu basis data boleh jadi ada yang sudah tidak digunakan lagi. Oleh karena itu, data tersebut perlu kita hapus agar tidak memenuhi ruang penyimpanan dalam basis data. Agar tidak terjadi kesalahan menghapus data, terlebih dahulu harus dipastikan bahwa memang data tersebut adalah data yang dihapus. Penghapusan data dalam basis data bisa dilakukan denganberbagai bentuk, yaitu dengan men-delete (menghapus) record,menghapus field, dan menghapus tabel.

1. Menghapus Record

Sebelum menghapus data dalam bentuk record, kita harus membuka tabel yang datanya akan dihapus. Pada bagian ini kita akan menghapus record padatabel Data Siswa. Berikut langkah-langkahnya :

(1) Buka tabel yang akan kita hapus recordnya, kemudian pilih record yang hendak dihapus. Misalnya, jika kita menginginkan record dari mahasiswa bernama Zashika untuk dihapus, maka klik kanan pada selektor record tersebut dan pilih Delete Record. Atau kita juga dapat menghapusnya dengan cara menekan tombol Delete pada keyboard atau melalui tab menu Home => Delete.

(2) Setelah memilih Delete Record, kita akan dihadapkan pada dialog box. Klik YES jika memang pasti data tersebut yang harus dihapus, atau pilih NO untuk membatalkan penghapusan data.

1. Menghapus Field

Field pada suatu tabel yang sudah tidak diperlukan lagi dapat dihapus agar mengurangi kepadatan penyimpanan data dalam database. Penghapusannya dapat dilakukan melalui tabel dalam format Design View. Langkah-langkahnya sebagai berikut :

a. Buka kembali basis data yang akan kita hapus fieldnya.

b. Selanjutnya, buka Design View dari tabel tersebut.

c. Klik kanan selektor field yang ingin dihapusdan pilih Delete Rows. Jika field yang ingin dihapus misalnya field berjudul NAMA MAHASISWA, maka klik kanan selektor field-nya dan pilih Delete Rows.

d. Setelah mengklik perintah Delete Rows, akan keluar jendela validasi. Jendela tersebut berisi pilihan YES jika kita hendak menghilangkan field secara permanen dan pilihan NO jika kita ingin membatalkan penghapusan.

2.3 Parameter Query

Untuk membuat kueri di database Microsoft Access, pengguna diminta untuk memasukan suatu kriteria saat menjalankannya. Hal ini memungkinkan pengguna untuk menggunakan kueri yang sama berulang kali tanpa harus terus membukanya dalam tampilan desain untuk mengedit kriteria.

Parameter Parameter adalah potongan informasi yang Anda berikan ke kueri tepat saat Anda menjalankannya. Parameter bisa digunakan sendiri atau sebagai bagian dari ekspresi yang lebih besar untuk membentuk kriteria dalam kueri. Anda bisa menambahkan parameter ke tipe kueri berikut ini:

a. Pilih

b. Tab silang

c. Tambahkan

d. Buat-tabel

e. Perbarui

Kriteria adalah “filter” yang pengguna tambahkan ke kueri untuk menentukan item yang apa yang akan dimunculkan saat menjalankan kueri.

Langkah-langkah membuat parameter pada query, antara lain sebagai berikut :

1. Buat kueri lah sebuah kueri dalam suatu tabel, perhatikan contoh dibawah ini.

2. Buatlah query dari tabel tersebut dengan Design.

3. Pada tampilan dibawah query, dapat kita lihat tampilan seperti pada gambar dibawah ini. Dalam baris field, masukan nama field yang kita ingin kita beri parameter dan kan untuk dimunculkan saat kita menjalankan query tersebut. Dalam baris Kriteria isi dengan teks yang ingin Anda tampilkan dalam kotak parameter, yang ada dalam kurung siku. Misalnya, [Enter the start date:]

4. Sebagai contoh, pada gambar dibawah ini, bidang field akan terisi dengan kolom Kota dan ID pada tabel Data Customer yang secara otomatis akan terhubung saat kita menjalankan query.

5. Running query dengan meng-klik tombol RUN pada menu bar Design.

6. Maka, akan muncul tampilan seperti pada gambar dibawah. Isi dengan nilai parameter sesuai keinginan.

7. Sebagai contoh, masukan nilai parameter Bekasi sesuai dengan nilai dari isi record tabel Data Customer.

8. Maka, data yang mengandung nilai Bekasi pada field Kota akan secara otomatis muncul.

Anda bisa menggunakan beberapa parameter dalam satu kriteria. Misalnya, Between [Enter the start date:] And [Enter the end date:] akan menghasilkan dua perintah saat Anda menjalankan kueri.

Menambahkan parameter ke kueri gabungan.

Karena pengguna tidak dapat menampilkan kueri gabungan dalam desain kueri, terdapat langkah-langkah sebagai berikut:

1. Buka kueri gabungan dalam tampilan SQL.

2. Tambahkan klausa WHERE yang berisi bidang yang ingin Anda beri parameter.

3. Jika klausa WHERE sudah ada, periksa untuk melihat apakah bidang yang ingin Anda beri parameter sudah ada di klausa tersebut. Jika belum ada, tambahkan.

4. Ketik perintah parameter Anda ke klausa where, misalnya, WHERE [StartDate] = [Enter the start date:]

Seperti kriteria normal, Anda bisa menggabungkan parameter dengan kata kunci Like dan karakter wildcard agar cocok dengan rentang item yang lebih luas. Misalnya, Anda mungkin menginginkan kueri Anda meminta negara/wilayah asal, tetapi cocok dengan nilai apa pun yang berisi string parameter.

2.4 Action Query (Query Aksi)

Action Queries, yaitu query yang digunakan untuk membuat, merubah dan memodifikasi suatu data dan structure table. Terdapat empat jenis action queries, yaitu:

a. Delete Queries merupakan bagian dari aksi query yang digunakan untuk menghapus record berdasarkan criteria tertentu.

b. Update Queries merupakan bagian dari aksi query yang digunakan untuk mengupdate record berdasarkan criteria tertentu. Untuk melakukan update data melalui query caranya tidak jauh berbeda dengan update data melalui tabel. Berikut langkah-langkahnya :

a. Buka basis data yang akan diperbarui recordnya, kemudian masuklah ke query-nya.

b. Pada record terakhir, masukkan data yang ingin kita tambahkan dengan tepat.

c. Simpan hasil perubahan yang dilakukan

c. Append Queries merupakan bagian dari aksi query yang digunakan untuk menambah record dari suatu table ke table lainnya berdasarkan criteria tertentu.

d. Make-Table Queries merupakan bagian dari aksi query yang digunakan untuk membuat table.

2.5 Membuat Field Hitungan

Expression builder merupakan fasilitas yang disediakan oleh Microsoft Access untuk menuliskan suatu rumus perhitungan sistematis. Bentuk umum expression builder, antara lain :

a. Penjumlahan (+)

b. Penguurangan (-)

c. Perkalian (*)

d. Pembagian(/)

e. Perpangkatan(^)

Beberapa hal yang harus diperhatikan sebelum menggunakan expression builder, yaitu membuat file database, membuat table serta membuat query.

Berikut ini contoh dari tabel dengan operasi hitung pada Microsoft Access :

a. Buatlah sebuah database seperti gambar dibawah ini :

b. Pada tabel tersebut, terdapat record ID yang merupakan penomeran kode buku, lalu terdapat harga buku dan banyak buku, dimana data tersebut akan dimasukan pada saat men-run tabel tersebut. Pada bagian total harga, akan dimasukan rumus perhitungan secara sistematis seperti pada gambar dibawah ini :

c. Gambar diatas merupakan contoh pemasukan data yang berbeda, dimana kita akan memasukan data pada record ‘harga buku’ dan ‘banyak buku’. Kemudian, secara otomatis, record total harga akan melakukan penghitungan secara sistematis sesuai dengan formula yang telah ditetapkan sebelumnya pada Expression Builder.

Maka, tabel akan berbentuk seperti ini (sesuai dengan ID, harga buku, banyak buku, serta perhitungan secara sistematis pada total harga).

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Salah satu keunggulan Microsoft Access dilihat dari perspektif programmer adalah kompatibilitasnya dengan bahasa pemrograman Structured Query Language (SQL).

Query adalah kemampuan untuk menampilkan data dari database untuk diolah lebih lanjut yang biasanya diambil dari tabel tabel dalam database. Pengertian query yang lain adalah pertanyaan (question) atau permintaan (order) informasi tertentu daru sebuah database yang tertulis dalam format tertentu.

Query sekarang telah diberikan standarisasi sehingga dapat digunakan secara umum pada hampir semua program yang ada yaitu Structured Query Language (SQL).

3.2 Saran

Di era globalisasi masa kini, hampir segala hal dapat dilakukan dengan metode komputerisasi. Dengan adanya Microsoft Access ini hendaknya masyaraakt dapat memanfaatkan teknologi dan kemampuan program aplikasi ini dalam rangka memudahkan pekerjaan mereka, khususnya dalam hal database. Pengguna program aplikasi Microsoft Office Acces pun perlu mempelajarinya sampai dalam dan harus menemukan aplikasi yang sejenis dengan Microsoft Office Access, namun dengan kemampuan yang lebih canggih.